Stratégie événementielle • Digitalisation
Digitaliser le livret du Forum de l’alternance et du stage
Digitaliser le livret du Forum de l’alternance et du stage : d’un PDF figé à une expérience web interactive
En bref
Chaque année, le Forum de l’alternance et du stage est organisé sur le campus afin de mettre en relation les étudiants et les entreprises partenaires lors d’une journée dédiée au recrutement. Historiquement, cet événement s’appuyait sur un livret imprimé remis aux étudiants à leur arrivée. Dans un contexte de croissance des campus et de recherche d’efficacité, ce format a rapidement montré ses limites. L’objectif du projet était donc clair : repenser totalement le support pour le rendre plus agile, plus utile et plus durable.Contexte du projet
Le Forum de l’alternance et du stage est un événement physique organisé une fois par an sur le campus. Il est piloté par le service Relations Entreprises (RE), qui rassemble sur une même journée de nombreuses entreprises venues recruter des alternants et des stagiaires. À l’origine, les informations sur les entreprises (secteurs, profils recherchés, coordonnées) étaient regroupées dans un livret imprimé distribué à tous les étudiants, quel que soit leur cursus.Illustration (ex : livret papier → PDF → page web)
Problématique initiale
Le livret papier, puis son équivalent en PDF, posaient plusieurs problèmes :- Mises à jour complexes et tardives
- Document lourd, peu lisible sur mobile
- Aucune personnalisation selon les filières ou les écoles
- Difficulté à gérer l’ouverture de nouveaux campus (Angers et Caen), avec des événements organisés aux mêmes dates
Objectifs du projet
Dématérialisation et gain d’efficacité
Le premier objectif était de remplacer le livret imprimé par une solution numérique, afin de réduire les coûts d’impression, les délais de mise à jour et la charge organisationnelle.Amélioration de l’expérience étudiante
L’ambition était également de proposer une expérience plus fluide et plus utile pour les étudiants, avec :- Un accès rapide depuis un smartphone
- Des filtres par ville et par école
- Des informations ciblées selon le profil de l’étudiant
Méthodes et solutions mises en place
D’un QR code statique à une page web interactive
Le projet est passé d’un simple QR code pointant vers un PDF à une page web interactive, accessible sur mobile et ordinateur. Cette page permettait aux étudiants de filtrer les entreprises :- par ville (Brest, Angers, Caen)
- par école / formation
Gestion des données et automatisation
Les données entreprises étaient centralisées dans un fichier Excel, utilisé comme source administrative. Un système d’export automatisé permettait ensuite de :- transformer les données
- les intégrer dans un dépôt Git
- mettre à jour la page web sans manipulation manuelle lourde
Mockup (table Excel → export → page web filtrable)
Ressources et organisation
Le projet a été mené :- en binôme
- en collaboration étroite avec le service communication et le service Relations Entreprises
Bilan et réflexion critique
Points forts du projet
- Solution plus écologique (suppression du papier)
- Contenu évolutif et facilement modifiable
- Gain de temps pour les étudiants le jour J
- Meilleure lisibilité et organisation des informations
- Adaptation naturelle à la multiplication des campus
Axes d’amélioration
Un axe d’amélioration identifié concerne l’intégration d’outils d’analytics afin de :- mesurer le taux de consultation
- identifier les filtres les plus utilisés
- analyser les comportements étudiants
“Informer ne suffit pas.” L’expérience doit être fluide, ciblée et mesurable.
Signature personnelle
Je conçois la digitalisation de supports événementiels comme une amélioration concrète de l’expérience :
simplifier l’accès, mieux cibler l’information et réduire la friction le jour J,
tout en rendant le contenu plus facile à maintenir pour les équipes organisatrices.
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